Divertido Kampen, een lokale vzw die sportkampen organiseert voor kinderen en jongeren, had een minimale online aanwezigheid. Ze beschikten over een simpele WordPress-templatewebsite waarop slechts de absolute basis stond. Inschrijvingen regelen, betalingen en overzichten werden allemaal handmatig via e-mail gedaan. Met honderden inschrijvingen is dit dus, zoals je je kunt voorstellen, een immense klus. Hiermee kwamen ze naar Studio Billy: hoe lossen we dit op? We zoeken een manier om inschrijvingen enigszins te automatiseren en hun online aanwezigheid te versterken met een unieke branding, website en een systeem om het handmatige werk te verlichten.

We zijn hier er vollebak ingevlogen. Allereerst hebben we de website onder de loep genomen; meer daarover vind je op een aparte projectpagina. Hier focussen we ons op de achterliggende applicatie. Zoals vermeld was alles op dit moment handwerk, en dat moest opgelost worden. Samen met de mensen achter Divertido Kampen hebben we gekeken naar wat er nodig was, wat er beter kon, hoe alle processen in elkaar zaten en waar we werk konden verlichten. Na het overlopen van verschillende platformen kwamen we tot de conclusie dat er iets op maat nodig was, iets dat volledig aan hun eigen noden en wensen voldeed. Daarmee zijn we verder gegaan: het idee van een custom applicatie die de inschrijvingen regelt, is hierbij ontstaan.

Uit alle gesprekken, sessies en mails kwamen visuele voorstellen, mockups en wireframes voort, tot we uiteindelijk het einddoel scherp voor ogen hadden en wisten wat we echt wilden bereiken: een volledig custom inschrijvingsplatform, speciaal afgestemd op Divertido Kampen. Een platform waarop inschrijvingen worden bijgehouden, kampen kunnen worden aangemaakt, betalingen geregeld, mails automatisch uitgestuurd en een digitaal archief bijgehouden van alle data die in en uit Divertido Kampen stroomt. Het resultaat mag er zijn: het handmatige werk is drastisch afgenomen, waardoor het team van Divertido Kampen nu tijd heeft om reclame te maken, sociale media te onderhouden en verder in te zetten op groei.

Het resultaat van dit project is een volledig op maat gemaakt inschrijvingsplatform dat de werking van Divertido Kampen naar een hoger niveau tilt. Waar voorheen veel tijd verloren ging aan handmatige inschrijvingen, betalingen en communicatie, kan dit nu grotendeels automatisch worden afgehandeld. Het nieuwe platform stelt het team van Divertido Kampen in staat om met slechts een paar klikken nieuwe kampen aan te maken, deelnemers te registreren, betalingen veilig te verwerken en bevestigingsmails automatisch te versturen. Daarnaast biedt het platform een overzichtelijk digitaal archief, waarin alle gegevens van eerdere inschrijvingen bewaard blijven.

Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en de integratie van de branding van Divertido Kampen straalt de website professionaliteit en betrouwbaarheid uit. Dit maakt niet alleen het inschrijfproces soepeler voor ouders en deelnemers, maar versterkt ook de online aanwezigheid van de organisatie. Het team van Divertido Kampen kan zich nu meer focussen op groei, marketing en het verbeteren van de kampbeleving, terwijl het administratieve werk tot een minimum is beperkt. Kortom, dit project heeft gezorgd voor een efficiëntere werking en een sterkere online aanwezigheid die de toekomst van Divertido Kampen ondersteunt.